Ett dokument består av både nytillkomna och återanvända moduler. I en ny publikation sätts dessa samman i nya kombinationer och sammanhang, och som regel ändras därför dokumentets storlek med ändrat utseende som följd. Detta påverkar sidbrytningar, kapitelnumrering, innehållsförteckningar, osv. För att snabbt och effektivt kunna hantera den nya manualen måste publiceringen ske automatiskt, enligt fördefinierade mallar som är anpassade till företagets grafiska profil.

Men även för befintlig dokumentation kan situationen snabbt förändras. En ny eller ändrad grafisk profil, ny lagstiftning eller en ny marknad medför oftast ändrade layoutkrav. I en traditionell desktopvärld hade sådana ändringar resulterat i miljonprojekt; i ett modernt system kan man en gång för alla, på ett enda ställe, uppdatera publiceringsmallarna enligt de nya kraven och automatiskt publicera varje hanterad manual på nytt.

Givetvis appliceras samma automatiserade processer för varje format, vare sig det rör sig om PDF, HTML, smartphone, eller något annat.

En effektivt hanterad informationsvolym används inte bara för en enskild produkt, utan till ett antal modeller och varianter av produkten. Informationen har därför redan från början skapats och redigerats med tanke på dessa profiler och kan enkelt och automatiskt publiceras med en manual per specifik modellvariant om så önskas.

Därmed blir publiceringsvolymen med effektiv informationshantering långt större än den faktiska informationsvolymen, med snabbare och enklare hantering som följd och med bättre kundanpassade manualer som slutresultat.